Depuis quelques années, la majorité des entreprises ont basculé dans le monde de la numérisation. Cette tendance digitale a surtout évolué suite à la pandémie du Covid-19. Les méthodes de travail des entreprises sont revues de manière générale et passent dans l’application d’un système informatisé. Ce qui implique qu’actuellement, toutes les entreprises localisées en France sont tenues d’opter pour des outils de travail électroniques comme dans la dématérialisation de certains documents physiques ou en version papier. Les factures font partie des documents à obligatoirement dématérialiser. Pour y arriver, quels sont les logiciels à utiliser ? Survolons les essentiels sur la dématérialisation des factures dans une entreprise.
Dématérialisation des factures : que faut-il savoir ?
Depuis quelques années, les entreprises françaises sont tenues de mettre en place un système électronique de traitement des factures. En effet, peu importe la taille de l’entreprise et son statut légal, la loi est formelle : chaque entreprise établie en France est obligée d’appliquer la dématérialisation des factures. De plus, la gestion électronique des factures, au sein d’une entreprise, comporte quelques atouts à ne pas négliger. La dématérialisation des factures offre à votre entreprise :
- Un gain de temps avec l’usage d’un logiciel de facturation dans le processus d’envoi ou d’édition d’une facture ;
- Une rapidité dans le traitement des documents comptables grâce à un logiciel de facturation ;
- Une sécurité garantie sur les données comptables comme les informations sur les fournisseurs ;
- Une réduction des risques de falsification des données qui peuvent affecter votre trésorerie ;
- Une diminution des coûts d’impression en utilisant un logiciel efficace ;
- Une optimisation des traitements de données entre les clients, les fournisseurs et les entreprises : l’utilisation d’un logiciel de facture, des logiciels de traitement pour l’envoi et la réception des bons de commande et des bons de livraison.
Vous devez savoir que la réglementation impose un format spécifique aux entreprises pour la dématérialisation d’une facture :
- Le format par échange de données informatisé (EDI) ;
- Le format PDF ou texte.
Toutefois, vous devez bien choisir votre logiciel de facture si vous voulez que votre entreprise soit efficiente dans le domaine de la facturation.
Dématérialisation des factures : les outils ?
Avant de choisir le logiciel de dématérialisation des factures idéal pour votre entreprise, quelques points sont à ne pas négliger. A part les besoins de votre entreprise, vous devez spécialement tenir compte des fonctionnalités du logiciel de facture. De ce fait, optez pour un logiciel de facturation :
- Doté d’un système de reconnaissance optique de caractères (OCR) : l’interface permet de convertir rapidement une facture au format texte en format image ;
- Capable d’effectuer certains traitements de données comptables : enregistrement comptable (des bons de livraison pour le fournisseur, des bons de commande via le client, etc.) et l’imputation comptable ;
- Susceptible d’optimiser la gestion rapide et la validation dans le processus de facturation ;
- Facile d’utilisation et d’accès : le logiciel de dématérialisation des factures doit être performant au niveau du stockage et de l’archivage.
Sachez qu’opter pour des logiciels de facturation permet à votre entreprise d’avoir des informations sûres relatives aux fournisseurs et aux clients.
Le logiciel permet également la gestion et le suivi de tout paiement entre :
- Entreprise-fournisseur ;
- Entreprise-client.
Les factures dématérialisées doivent être conservées sur une période de 6 à 10 ans pour les besoins de la législation fiscale.